4 – Consultation et modification d’une fiche avarie

Vous avez créé avec succès votre première fiche avarie sur EasyLoc’ et affiché votre liste des avaries ? Voyons dorénavant comment les consulter pour visualisation ou modification.

La première étape consiste, sur la liste des avaries, à cliquer sur le symbole + situé à gauche de la ligne correspondante à l’avarie que vous souhaitez consulter ou modifier. Vous vous retrouvez alors dans la fiche correspondante.

Consultation et modification d’une avarie : généralités

Organisation des fiches avaries

Les fiches avaries sont organisées selon trois onglets :

  • Le premier onglet, intitulé Fiche avarie, récapitule l’ensemble des informations générales de la fiche : informations du véhicule, prestations à effectuer ou éclaté du véhicule, ainsi que les messages de suivi de l’avarie.
  • Le second onglet, dénommé Photos, indique le nombre de photos qui ont été envoyées pour compléter la fiche avarie. Ces photos seront souvent utiles dans le cas d’un sinistre, mais vous pouvez tout à fait poster des photos d’organes du véhicule à remplacer (pneus par exemple).
  • Le troisième onglet, intitulé Historique des avaries, recense l’ensemble des fiches avaries crées sur toute la durée de vie du véhicule, qu’elles soient clôturées ou non.
Consultation d'une fiche avarie (mécanique)
Consultation d’une fiche avarie (mécanique)

Modification du garage qui effectuera les réparations

Le champ Garage vous permet de choisir parmi un garage présent dans la liste des garages avec lesquels vous avez l’habitude de travailler. Cette liste se gère via l’onglet Garages. Vous pouvez aussi choisir la valeur Autre et indiquer manuellement le nom du prestataire.

Lorsque vous choisissez ou nommez un garage, un champ supplémentaire nommé Date d’entrée garage apparaît. Vous pouvez indiquer, au format JJ/MM/AAAA, une date à laquelle le véhicule a été pris en charge par le garage prestataire pour réparations.

Assignation d'un prestataire qui effectuera les réparations
Assignation d’un prestataire qui effectuera les réparations

Note: la durée d’immobilisation est calculée en nombre de jours et est la différence entre la date de sortie garage et la date d’entrée garage.

Stockage des devis et factures

Un encart intitulé Devis et factures vous permet de stocker sur EasyLoc’, tous les devis et factures liés à cette avarie. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Choisissez un fichier (ou encore Parcourir en fonction de votre navigateur Web), choisissez ensuite le devis ou la facture au format PDF uniquement, puis validez. Dans le champ Type, choisissez Devis ou Facture en fonction du type de document, indiquez ensuite dans le champ Montant (€ HT) le montant du devis ou de la facture puis cliquez sur le bouton Importer le document.

Votre document apparaît alors dans la liste :

Liste des devis et factures
Liste des devis et factures

Pour consulter le document, vous pouvez cliquer sur l’icône bleue symbolisant un fichier PDF. Le document s’ouvre alors. Vous pouvez également supprimer ce document (en cas d’erreur par exemple) en cliquant sur la croix rouge située à gauche du numéro du document (sur la photo d’illustration ci-dessus, le document porte le numéro 436, il s’agit d’une facture de 150 € HT).

Suivi collaboratif de l’avarie

Sur chaque fiche avarie, une section dénommée Suivi de l’avarie vous permet de poster des messages et de lire l’ensemble des messages de la fiche avarie en cours de consultation. Vous pourrez ainsi éviter les mails et coups de fil chronophages aux différents intervenants.

Suivi d'une avarie
Suivi d’une avarie

Consultation et gestion des photos

Chaque fiche avarie dispose d’un onglet intitulé Photos. Entre parenthèses figure le nombre de photos qui ont été déposées pour la fiche avarie en cours de consultation. Lorsque vous cliquez sur l’onglet Photos, vous vous retrouvez devant un cadre gris :

Formulaire d'ajout de photos
Formulaire d’ajout de photos

Vous pouvez maintenant procéder de plusieurs façons pour ajouter des photos :

  • Cliquez avec le bouton gauche de votre souris dans le cadre gris, une boîte de dialogue s’ouvre et vous pourrez alors sélectionner la ou les photos que vous souhaitez ajouter.
  • Sélectionnez vos photos depuis votre disque dur et, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, glissez les photos dans le cadre gris.

Lorsque vous avez ajouté toutes les photos de votre choix, cliquez sur le bouton Envoyer les photos sélectionnées.

Envoyer les photos
Envoyer les photos

Note: la vitesse d’envoi dépend de votre connexion Internet. Le temps global d’envoi de vos photos peut être très long si vous les avez pas redimensionnées auparavant, ou si elles sont très lourdes. 

Lorsque vos photos ont été envoyées, elles apparaissent chacune dans un cadre :

Visualisation des photos
Visualisation des photos

Note: vous avez la possibilité de cliquer dans le cadre pour voir l’image en taille réelle, ou pour supprimer la photo (via le bouton Supprimer la photo situé en dessous de l’image en taille réelle) si votre compte utilisateur dispose de droits suffisants. 

Consultation et modification d’une avarie mécanique : particularités

Les fiches concernant les avaries mécaniques ou révisions disposent d’une section particulière dénommée Entretien, qui vous permettra de définir le type d’intervention mécanique et de choisir la liste des prestations à effectuer par le prestataire.

Entretien : choix des prestations
Entretien : choix des prestations

Note: pour sélectionner plusieurs prestations, maintenez la touche CTRL de votre clavier puis cliquez sur la ou les prestations de votre choix. Un récapitulatif s’affiche en dessous du formulaire, et le nombre de prestations est affiché entre parenthèses au dessus :

Liste des prestations choisies
Liste des prestations choisies

Consultation et modification d’une avarie carrosserie (sinistre) : particularités

Une fiche avarie carrosserie dispose d’un éclaté (éclaté VP si le véhicule concerné est un véhicule particulier, éclaté VU s’il s’agit d’un véhicule utilitaire).

Éclaté VP
Éclaté VP

Les éclatés disposent de différentes zones, sur lesquelles vous pouvez passer votre souris. Chaque zone se colore alors en rouge. Vous pouvez cliquer sur une zone pour matérialiser le fait qu’elle est endommagée. Par exemple, si nous souhaitons indiquer que notre véhicule a la portière conducteur endommagée, vous pouvez passer votre souris sur la portière conducteur :

Zone endommagée
Zone endommagée

Vous constatez que la portière se colore en rouge. Cliquez dessus, une boîte de dialogue s’ouvre :

Description des dégâts
Description des dégâts

Vous devez cocher une case parmi celles disponibles, décrivant le mieux le dégât de l’élément. Ici, seule la case Autre est disponible. Cochez la case puis décrivez le dommage. Cliquez ensuite sur le bouton Mettre à jour. Vous constaterez que la portière est désormais colorée en rouge en permanence, même si vous ne passez pas votre souris dessus. De plus, une ligne supplémentaire figure au tableau des dégâts. Ce tableau se trouve en dessous des éclatés et récapitule l’ensemble des dégâts signalés sur le véhicule, et leur statut de réparation :

Liste des dégâts répertoriés
Liste des dégâts répertoriés

Vous avez la possibilité d’indiquer qu’un ou plusieurs dégâts ont été réparés dans cette fiche avarie. Pour ce faire, positionnez la liste déroulante sur « Oui » dans la colonne « Réparé » pour le ou les dégât(s) de votre choix.

Note: le statut de réparation est consultable dans l’historique des avaries sur la fiche du véhicule concerné.

Supprimer un dégât

Pour supprimer un dégât listé sur votre éclaté, cliquez sur la zone rouge de l’éclaté correspondant au dégât. La fenêtre des dégâts s’ouvre. Décochez toutes les cases, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour.