Les fiches sinistres dépendent toutes d’une fiche avarie, dont nous avons vu la création précédemment dans ce manuel. Elles sont distinguées selon deux critères :
- Les fiches sinistres avec tiers identifié (sur fond jaune dans la liste des sinistres)
- Les fiches sinistres sans tiers identifié (sur fond vert dans la liste des sinistres)
Ces deux critères génèrent des schémas de traitement différents. Néanmoins, les fiches sinistres disposent de nombreux éléments communs, que nous allons voir ci-après. Plus bas, nous verrons quelles sont les particularités respectives des fiches sinistres avec et sans tiers identifié.
La première étape consiste, sur la liste des sinistres, à cliquer sur le symbole + situé à gauche de la ligne correspondante au sinistre que vous souhaitez consulter ou modifier. Vous vous retrouvez alors dans la fiche sinistre correspondante.
Consultation et modification d’un sinistre : généralités
Organisation des fiches sinistres
Les fiches sinistres sont organisées selon plusieurs blocs communs :
- Informations véhicule
- Informations sinistre
- Documents
- Devis et factures
Une section Suivi de l’avarie est également présente, il s’agit des mêmes messages de suivi que ceux de la fiche avarie correspondante. Cela vous permet d’avoir un suivi global du déroulement du traitement de l’avarie, indépendamment du traitement du sinistre en cours de consultation.
Gestion des documents nécessaires pour l’envoi des déclarations
EasyLoc’ vous permet de stocker vos documents (au format PDF) concernant tout ce qui touche à vos déclarations de sinistres, et de les envoyer automatiquement à l’assureur ou au siège du franchiseur.
Les documents qu’il est possible de stocker et d’envoyer par email à votre assureur sont les suivants :
- Constat
- Rapport de police
- Dépôt de plainte
- Informations contrat (contrat + état départ/retour dans un même document)
- Éléments courtier
Pour envoyer un document, cliquez, dans la colonne correspondante, sur le bouton Choisissez un fichier (ou encore Parcourir en fonction de votre navigateur). Choisissez le document à partir de votre ordinateur. Vous pouvez faire cela pour l’ensemble des documents si vous le souhaitez. Une fois votre ou vos document(s) choisis, cliquez sur le bouton Importer les documents.
Lorsque les documents ont été importés, une icône bleue avec la mention PDF inscrite dedans apparaît pour chacun d’entre-eux. Vous avez la possibilité de cliquer sur l’icône pour consulter le document s’y rapportant. Si vous souhaitez supprimer le document, cliquez sur la croix rouge située à gauche du nom du document (par exemple sur notre illustration ci-dessus, à gauche de Constat).
Pour envoyer la déclaration à votre assureur (ou alors les éléments au siège du franchiseur dans le cas d’une fiche sans tiers identifié), cochez le ou les document(s) que vous souhaitez joindre, puis cliquez respectivement sur le bouton Envoyer le mail de déclaration ou alors sur le bouton Envoyer les documents cochés à AVIS France (dans le cas d’une franchise AVIS). Vous n’avez rien d’autre à faire.
Note: le paramétrage des adresses emails de l’assureur, de votre franchiseur et des personnes qui seront en copie des différents mails envoyés par EasyLoc’ au niveau des sinistres s’effectue dans la section Administration => Paramètres généraux.
Gestion des devis et factures
EasyLoc’ vous permet de stocker des devis et factures rattachés au sinistre en cours de consultation. La méthode d’envoi des documents est la même que celle explicitée ci-dessus dans le paragraphe Gestion des documents nécessaires pour l’envoi des déclarations.
La différence réside dans le fait qu’au moment de l’envoi du document, avant de cliquer sur le bouton Importer le document, vous devez renseigner d’abord son type via le champ Type, puis son montant en Euros HT dans le champ dédié.
Pour effectuer un envoi automatique à votre assureur (ou au siège du franchiseur dans le cas d’une fiche sans tiers identifié), cochez le ou les document(s) que vous souhaitez joindre à votre email, puis cliquez respectivement sur le bouton Envoyer les documents cochés à l’assureur (ou alors Envoyer les documents cochés à AVIS France pour les franchisés AVIS). Vous n’avez rien d’autre à faire.
Fiches avec tiers identifié : particularités
Les fiches avec tiers identifié vous permettent d’envoyer la déclaration à votre assureur et non pas au siège du franchiseur. De plus, elles disposent d’une section supplémentaire appelée Remboursement. Celle-ci vous permet, à l’instar des moyens de stockage de devis et factures détaillés plus haut sur cette page, de stocker une version numérisée du chèque de remboursement reçu par l’assureur, de son montant et de la date de remboursement.
Fiches sans tiers identifié : particularités
Les fiches sans tiers identifié vous permettent d’envoyer les éléments qui feraient l’objet d’une déclaration non pas à l’assurance mais au siège du franchiseur. De plus, elles ne comportent pas de section destinée au remboursement par l’assureur.