1 – Fiches véhicules

Accessible en cliquant sur le menu Flotte => Fiches véhicules, ce module va vous permettre de consulter et mettre à jour l’ensemble de vos fiches véhicules de manière individuelle ou par lots. Les données présentes dans les fiches véhicules seront ensuite exploitées par EasyLoc’ dans les tableaux de statistiques de livraisons, de retours buybacks mais également de budget.

Liste des fiches véhicules
Liste des fiches véhicules

Les filtres fonctionnent de la même façon que sur l’ensemble de l’interface du site, à l’exception du fait que vous devez indiquer une date ou période ainsi que le type de date qui sera retenu pour définir la période (via le champ Date utilisée).

Note: vous avez la possibilité de laisser le champ « Date » vide. Si tel est le cas, votre flotte réelle sera affichée (sous réserve que vous n’ayez pas d’autres filtres actifs). La flotte réelle est composée des véhicules déjà livrés et non restitués (buybacks ou VO).

Si vous souhaitez afficher tous les véhicules ayant une date de livraison réelle en 2016 par exemple, vous mettrez dans le champ Date la valeur 2016 et vous choisirez comme Date utilisée la valeur Date de livraison réelle.

Le champ Carte grise présente vous permet de voir en un clin d’oeil vos fiches véhicules qui disposent d’une carte grise stockée sur EasyLoc’ de celles qui n’en ont pas encore.

Certaines icônes peuvent apparaître en fonction de vos droits et des caractéristiques des véhicules :

  • Une icône en forme de croix rouge, pour supprimer la fiche véhicule
  • Une icône en forme d’antenne, qui signifie que le véhicule est géolocalisé.

Création d’un ou de plusieurs véhicules

EasyLoc’ vous permet de créer une ou plusieurs fiches véhicules simultanément. Pour ce faire, cliquez sur le lien Créer une ou plusieurs fiches véhicule(s). Un formulaire apparaît :

Création d'une ou de plusieurs fiches véhicules
Création d’une ou de plusieurs fiches véhicules

Notes:

Si la marque du véhicule n’existe pas dans EasyLoc’, vous pouvez (si votre compte utilisateur le permet) aller dans le menu Administration => Marques de véhicules pour créer une nouvelle marque. Vous devrez ensuite rafraîchir la page de la liste des véhicules en cliquant sur le menu Flotte => Fiches véhicules

Si le modèle du véhicule n’existe pas dans EasyLoc’, vous pouvez (si votre compte utilisateur le permet) aller dans le menu Administration => Modèles de véhicules pour créer un nouveau modèle lié à la marque du véhicule. Dans le menu de création d’un véhicule, cliquez à nouveau sur la marque pour que le menu des modèles disponibles se mette à jour. Vous devriez pouvoir choisir le modèle que vous venez de créer.

Le champ Quantité servira à indiquer le nombre de fiches que vous souhaitez créer.

Lorsque vous aurez renseigné tous les champs obligatoires (signalés par un astérisque), vous pourrez cliquer sur le bouton Créer et fermer le formulaire si vous n’avez pas d’autres fiches similaires à créer, ou alors vous pouvez également cliquer sur le bouton Créer et continuer pour créer vos véhicules tout en laissant le formulaire de création rempli et visible. Cela est particulièrement pratique en cas de création de véhicules dont les principales caractéristiques sont similaires et qui n’ont que quelques menues différences (par exemple leur puissance fiscale).

Les différentes dates (date de commande, dates de livraison, dates de buyback) sont très importantes pour la cohérence de vos données EasyLoc’. Voici à quoi elles correspondent :

  • La date de commande (exprimée en mois et année : MM/AAAA) vous permet d’indiquer à quelle date vous avez signé le bon de commande du ou des véhicules.
  • La date de livraison prévue (exprimée dans le formulaire de création en mois et année, et dans le formulaire de modification avec le jour exact) vous permet d’indiquer une date de livraison prévue du ou des véhicules. Cette date vous permettra dans les tableaux de flotte d’avoir une estimation prévisionnelle de votre flotte.
  • La date de livraison réelle, qui est présente dans le formulaire de modification de fiche, vous permet d’indiquer la date réelle à laquelle vous avez reçu le(s) véhicule(s).
  • La date de buyback prévue correspond à la date prévisionnelle de restitution du véhicule, et donc de sa sortie de votre flotte. Il ne s’agit pas de la date de buyback réelle qui, elle, sera à remplir le jour de sortie de votre véhicule (elle peut donc être différente de la date de buyback prévue si par exemple vous conservez le véhicule un peu plus longtemps que prévu). La date de buyback réelle n’est par conséquent pas présente dans le formulaire de création puisqu’elle n’est pas encore connue à ce stade.

Consultation et modification d’une fiche véhicule

Vous avez la possibilité de consulter ou modifier (selon vos droits) une fiche. Pour ce faire, cliquez sur l’icône située à gauche de la croix rouge, qui sera une icône de modification (crayon) ou de consultation (loupe). Vous arrivez dans la fiche véhicule, composée de trois onglets :

  • Fiche véhicule, qui est l’onglet principal
  • Carte grise, qui est un onglet permettant de consulter une version numérisée de la carte grise du véhicule (si disponible) ou de stocker une version numérisée de la carte grise au véhicule.
  • Historique des avaries, qui contient un tableau récapitulant l’ensemble des fiches avaries crées sur le véhicule, ainsi que la liste des dégâts et la durée totale d’immobilisation du véhicule.
Consultation et modification d'une fiche véhicule
Consultation et modification d’une fiche véhicule

Chaque fiche véhicule est organisée en plusieurs sections :

  • Caractéristiques du véhicule
  • Informations de commande, livraison et restitution
  • Équipements
  • Informations financières

Modifier les équipements du véhicule

Dans la section Équipements, vous pouvez cocher ou décocher la liste des équipements présents sur le véhicule. Cette liste d’équipements peut se modifier par un administrateur via le menu Administration => Équipements.

Informations financières

La section Informations financières vous permet de saisir l’ensemble des coûts du véhicule. Toutes ces informations seront ensuite synthétisées sous forme de tableaux dans la section Budget d’EasyLoc’.

Consultation et attribution d’une carte grise

Dans une fiche véhicule en cours de consultation, cliquez sur l’onglet Carte grise. Si une carte grise est présente, elle s’affiche sous forme d’un encart :

Visualisation d'une carte grise
Visualisation d’une carte grise

Note: pour pouvoir être visualisées depuis votre navigateur, les cartes grisent nécessitent qu’un plugin de visualisation PDF soit installé, par exemple Foxit PDF Reader. Sans cela, la visualisation de tous les documents PDF d’EasyLoc’ sera impossible. N’hésitez pas à solliciter le support d’EasyLoc’ pour vous faire aider dans la configuration de vos postes informatiques.

Dans le cas contraire, si aucune carte grise n’est présente, vous pouvez attribuer une carte grise (au format PDF uniquement) à partir de votre disque dur, et envoyer ce fichier pour qu’il soit stocké sur EasyLoc’. Pour ce faire, cliquez sur le lien Attribuer une carte grise à ce véhicule.

Choix d'une carte grise
Choix d’une carte grise

Cliquez sur le bouton Choisissez un fichier (ou encore Parcourir en fonction de votre navigateur Web) puis choisissez le fichier PDF correspondant à la carte grise. Lorsque le fichier est choisi, cliquez sur le bouton Attribuer. La carte grise s’affichera alors dans l’onglet correspondant.

Suppression d’une carte grise attribuée

Pour supprimer une carte grise attribuée, tout en étant sur l’onglet Carte grise, cliquez sur le lien Supprimer la carte grise attribuée à ce véhicule.

Consultation et attribution d’une vignette Crit’Air

Dans une fiche véhicule en cours de consultation, cliquez sur l’onglet Vignette Crit’Air. Si une vignette Crit’Air est présente (ou son certificat provisoire), elle s’affiche sous forme d’un encart, dont le fonctionnement est le même que celui des cartes-grises (voir ci-dessus).

Suppression d’une vignette Crit’Air attribuée

Pour supprimer une vignette Crit’Air attribuée, tout en étant sur l’onglet Vignette Crit’Air, cliquez sur le lien Supprimer la vignette Crit’Air attribuée à ce véhicule.

Consultation de l’historique des avaries

Cliquez sur l’onglet Historique des avaries. Un tableau récapitulatif de toutes les fiches avaries crées sur le véhicule apparaît.

Consultation de l'historique des avaries
Consultation de l’historique des avaries

Ce tableau est composé de plusieurs colonnes. La colonne Date correspond à la date de création de la fiche avarie. La colonne Dégâts comprend l’ensemble des dégâts saisis sur les éclatés des véhicules. Cette colonne sera par conséquent vide en cas d’avarie mécanique.

Note: vous avez la possibilité de cliquer sur le numéro de fiche avarie pour accéder à la fiche correspondante, si vos permissions utilisateur le permettent.

Modification de plusieurs fiches véhicules en même temps

Vous avez la possibilité de modifier plusieurs fiches simultanément. Pour ce faire, cochez les cases situées à droite des fiches que vous souhaitez modifier puis cliquez sur le bouton Modifier les fiches cochées.

Modification de plusieurs fiches véhicules
Modification de plusieurs fiches véhicules

Note: Les champs dont les valeurs sont communes aux véhicules que vous avez souhaité modifier en même temps apparaissent sur fond gris, et leurs cases à cocher à droite sont cochées. Si nous regardons l’image d’illustration ci-dessus, nous pouvons constater que les véhicules ont tous 5 portes, qu’ils ont tous un compteur kilométrique à l’achat de 0 km, qu’ils ont une durée de détention de 255 jours et qu’ils n’ont aucun équipement. En revanche, ils n’ont pas le même loyer (la case à droite du champ Loyer est décochée et le champ n’apparaît pas sur fond gris) ni le même bonus, ni le même montant de carte grise.

Sortir un véhicule de votre flotte

Lorsqu’un véhicule est définitivement sorti de votre flotte, vous devrez remplir sa date de buyback réelle. Il s’agit de la date de sortie réelle du véhicule. Elle est donc forcément antérieure ou égale à la date du jour. La date de buyback prévue doit quant à elle se remplir avant ou à la livraison du véhicule. Les durées de détention (exprimées en jours) se calculent automatiquement lorsque vous mettez à jour une des dates.

Supprimer une fiche véhicule

Un clic sur la croix rouge vous permet de supprimer la fiche véhicule associée, après avoir répondu par l’affirmative au message de confirmation.

Supprimer plusieurs fiches véhicules en même temps

Vous avez la possibilité de supprimer plusieurs fiches simultanément. Pour ce faire, cochez les cases situées à droite des fiches que vous souhaitez modifier puis cliquez sur le bouton Supprimer définitivement les fiches cochées.

Export de votre flotte de véhicules (Excel)

EasyLoc’ vous offre la possibilité d’exporter de manière très fine vos fiches véhicules sous un format CSV, lisible par des tableurs comme Microsoft Excel ou Open Office Calc (par exemple).

Pour ce faire, lorsque vous vous trouvez sur la liste de vos fiches véhicules, un bouton Exporter la flotte (Excel) est présent.

Export de la flotte
Export de la flotte

Note: L’export de la flotte fonctionne sur toutes les données filtrées. Il exportera toutes les données de toutes les pages du tableau du listing des fiches véhicules. Par exemple, imaginions que vous souhaitiez exporter l’ensemble de vos véhicules livrés en 2016, que l’on chiffre à 1376 véhicules (voir illustration ci-après). Pour cela, vous mettrez la valeur « 2016 » dans le champ « Date » puis dans le champ « Date utilisée » vous choisirez « Date de livraison réelle« . Vous cliquerez ensuite sur le bouton Exporter la flotte (Excel). Les fiches véhicules correspondantes (1376) seront alors exportées, même si seulement 10 fiches (sur notre exemple) sont affichées sur la première des 138 pages de votre listing.

Les 1376 fiches renvoyées par le filtre seront exportées
Les 1376 fiches renvoyées par le filtre seront exportées même si seulement 10 sont affichées sur la première page du tableau

Lorsque vous cliquez sur le bouton d’export, une fenêtre s’ouvre et vous permet de choisir les colonnes que vous souhaitez exporter :

Choix des colonnes à exporter
Choix des colonnes à exporter

Lorsque vous avez coché les colonnes que vous souhaitez voir dans votre fichier CSV, cliquez sur le bouton Export CSV. Une fenêtre de téléchargement fait alors son apparition, en fonction du navigateur web que vous utilisez. Vous pouvez alors enregistrer puis consulter le fichier via votre tableur favori.