1 – Planning

Accessible en cliquant sur le menu Comptoir => Planning, ce module va vous permettre de visionner en un clin d’œil l’ensemble de l’utilisation de vos véhicules, des départs et retours prévus sur l’agence de votre choix (en fonction de vos droits utilisateur) par type de véhicule, marque et modèle mais aussi par catégorie. Vous allez également pouvoir rechercher un véhicule disponible parmi l’ensemble des agences de votre franchise.

Planning des véhicules
Planning des véhicules

Les véhicules apparaissent dans la colonne de gauche, classés en fonction de leur immatriculation. En dessous de chaque immatriculation peuvent apparaître des icônes colorées. Ces icônes symbolisent les équipements présents dans le véhicule, s’ils ont été saisis dans la fiche véhicule.

Note: vous pouvez afficher le planning de plusieurs agences en même temps. Pour ce faire, désélectionnez la valeur « N’importe » dans le menu « Agence(s) » puis, tout en maintenant la touche CTRL de votre clavier enfoncée, cliquez sur la ou les agence(s) de votre choix. 

Modifier les équipements d’un véhicule particulier

Si les équipements n’ont pas été saisis mais que vous disposez des droits suffisants, une icône en forme de crayon bleu apparaît à gauche des immatriculations des véhicules. Un clic sur cette icône vous permet d’afficher une boîte de dialogue avec la liste des équipements disponibles. Cette liste d’équipements se configure par votre administrateur dans le menu Administration => Équipements.

Modification des équipements d'un véhicule via le planning
Modification des équipements d’un véhicule via le planning

Cliquez sur les équipements dont dispose le véhicule, ceux-ci apparaissent en bleu, puis validez. Le véhicule apparaît alors avec tous les équipements (encadrés en rouge sur l’image d’illustration ci-après) :

Équipements du véhicule
Équipements du véhicule

Note : les couleurs d’arrière-plan des équipements se définissent par votre administrateur dans le menu Administration => Équipements

Réserver ou planifier l’utilisation d’un véhicule

Vous avez la possibilité directement dans le planning de planifier l’utilisation d’un véhicule en indiquant le type d’utilisation :

  • Réservation
  • Contrat
  • Véhicule de service
  • NRT
  • Buybacks

Pour marquer votre souhait dans le planning et l’afficher aux autres utilisateurs, cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne correspondant au véhicule souhaité, et approximativement à l’heure de début de l’utilisation du véhicule. Maintenez le bouton gauche enfoncé puis glissez avec votre souris vers la droite, jusqu’à ce que l’heure approximative de fin d’utilisation soit atteinte. Remarquez la coloration de la zone qui devient grisée :

Cliquez et glissez pour marquer votre souhait de blocage d'un véhicule
Cliquez et glissez pour marquer votre souhait de blocage d’un véhicule

Relâchez ensuite le bouton gauche de la souris. Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de préciser les informations et la raison de votre demande de blocage.

Planifier l'utilisation d'un véhicule
Planifier l’utilisation d’un véhicule

Renseignez les différentes informations demandées, puis validez. Votre évènement apparaît ensuite dans le planning.

Note : le planning affiche par défaut les véhicules selon leur dernière agence connue. Il peut donc arriver que vous disposiez d’un véhicule qui n’apparaît pas sur votre planning, parce qu’il appartient officiellement à une autre agence par exemple. EasyLoc’ dispose d’options que nous allons voir ci-après vous permettant néanmoins de récupérer la visibilité du véhicule ou d’en effectuer le prêt.

Rechercher un véhicule disponible / S’attribuer un véhicule

Un client vous appelle au téléphone car il souhaite réserver une catégorie C pour demain 10h00. Vous savez que vous n’avez pas de véhicule disponible car votre planning est plein pour cette catégorie. Vous ne souhaitez pas laisser passer ce client potentiel. Vous allez pouvoir grâce à EasyLoc’ rechercher un véhicule disponible parmi l’ensemble des agences de votre franchise.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Chercher un véhicule. Un formulaire de recherche s’affiche :

Recherche de véhicule
Recherche de véhicule

Indiquez la catégorie du véhicule que vous recherchez, une date de départ et de retour. Vous avez à ce stade la possibilité de rechercher dans toutes ou certaines agences particulières. Lorsque vous souhaitez rechercher un véhicule dans certaines agences, cliquez sur la ou les agences de votre choix, qui apparaîtront alors sur fond bleu.

Cliquez ensuite sur le bouton Rechercher. La liste des véhicules disponible s’affiche :

Liste des véhicules disponibles
Liste des véhicules disponibles

Pour réserver un véhicule, deux options s’offrent à vous :

  • Soit le véhicule est dans une agence que vous pouvez contrôler, auquel cas un simple clic sur l’icône symbolisant un utilisateur avec un signe +,  située à gauche de l’immatriculation (encart 1 sur la photo d’illustration ci-dessus) vous permet de réserver le véhicule pour la période recherchée
  • Soit le véhicule est dans une autre agence, vous devez alors dire que le véhicule se trouve physiquement sur votre agence pour pouvoir l’utiliser. L’icône pour cela se trouve au même endroit mais elle symbolise cette fois un véhicule :

    Attribution d'un véhicule
    Attribution d’un véhicule

Prêter un véhicule à une autre agence

Vous pouvez avoir envie de prêter votre véhicule à une autre agence, pour augmenter votre taux d’utilisation par exemple, tout en ayant une visibilité sur le planning du véhicule prêté. Cela est possible avec EasyLoc’.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Prêter un véhicule.

Prêt d'un véhicule
Prêt d’un véhicule

Remplissez l’ensemble des champs, puis cliquez sur le bouton Prêter ce véhicule. Un message de confirmation sur fond vert vous informe de la réussite de l’opération. Un nouvel évènement sur fond marron apparaît et récapitule les informations de prêt : agence prêteuse et agence qui disposera du véhicule.

Modifier un évènement existant

Pour modifier les informations d’un évènement déjà créé, cliquez dessus. La fenêtre de création/modification d’évènement apparaît. Effectuez vos changements puis validez.

Supprimer un évènement

Pour supprimer un évènement, passez la souris dessus, une croix apparaît sur la droite de celui-ci :

Passage de la souris sur un évènement
Passage de la souris sur un évènement

Cliquez sur la croix, un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez continuer. Validez. L’évènement est alors supprimé.

Note : vous ne pouvez pas supprimer les évènements placés automatiquement par EasyLoc’ (véhicules Buybacks et appartenance de véhicules) ainsi que les prêts de véhicules.